Elis Trojakova

Magazín aktin.cz a internetový obchod aktin.cz (dále jen “naše stránky”) patří pod společnost Vilgain s.r.o., IČO 29269555, se sídlem na ulici Smetanova 1022/19, 602 00 Brno, Česká republika, e‑mail namitka@aktin.cz (dále jen “my”). Ochraně osobních údajů věnujeme velkou pozornost a těmito daty zacházíme velice opatrně. Níže se dočtete (i) jaké údaje o našich převážně návštěvnících zpracováváme, (ii) zda je zpracováváme na základě jejich souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, (iii) za jakými účely tyto údaje zpracováváme a také (iv) jak dlouho je máme u sebe uložená.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje, které zpracováváme

• Identifikační a adresní údaje, tj. údaje, které nám umožňují Vás identifikovat tak, abychom s Vámi mohli uzavřít smlouvu a mohli Vám nabídnout a prodat naše produkty bez nepřiměřených právních a věcných rizik, např. jméno, příjmení, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, fakturační adresa, adresa odběrného místa, sídlo podnikání, IČO;
• Údaje související s kupní smlouvou, tj. údaje vznikající v souvislosti s plněním smlouvy, např. datum uzavření smlouvy, délka trvání, datum a důvod ukončení, datum úhrady kupní ceny, historie objednávek, zákaznické číslo, údaje nezbytné pro řádné plnění smlouvy, vč. výše ceny, případně číslo bankovního účtu, datum úhrady ceny;
• Elektronické údaje, tj. údaje vznikající v souvislosti s Vaší návštěvou naší stránky, např. IP/Mac adresa zařízení, cookies, lokalizační údaje zařízení, autentizační certifikáty;
• Kontaktní údaje, tj. údaje, které nám umožňují s Vámi navázat kontakt a komunikovat, např. e‑mailová adresa, telefonní číslo;
• Fotka, video či jiný audiovizuální materiál obsahující osobní údaje, např. výstupy z kamerového systému na pobočkách či nahraná fotka do uživatelského účtu; a
• Některé preference týkající se alergenů.

Tyto osobní údaje se k nám dostanou následujícími cestami

• Tím, že nám je poskytnete při vzájemné komunikací prostřednictvím telefonu, e‑mailu, pošty, webového kontaktního formuláře apod.
• Tím, že je sami vyplníte do některého z formulářů, např. v rámci uživatelského účtu
• Tím, že je získáme z veřejně přístupných zdrojů (např. veřejné rejstříky osob, veřejné seznamy, profesní sociální sítě)
• Tím, že je získáme od třetích stran při poskytování právních služeb a služeb souvisejících (úschovy, zprostředkovávání překladů, znaleckých posudků, komunikace se zástupci z ČR i zahraničí apod.).
• Tím, že je získáme při plnění našich zákonných povinností.
• Tím, že je získáme při tom, když navštívíte naši stránku.

Jak využíváme soubory cookies?

Co jsou to cookies a jak je využíváme pro lepší funkčnost našich stránek, se dozvíte na samostatné stránce Zásady používání souborů cookie.

Za jakým účelem zpracováváme vaše osobní údaje?

1. Nákup zboží a uzavření kupní smlouvy

Nejčastěji vaše data zpracováváme za účelem dodržení kupní smlouvy tedy abychom úspěšně realizovali vaši objednávku a zdárně ji doručili. Za tímto účelem můžeme předávat vaše data i třetím stranám, jako například dopravci, aby věděl na jakou adresu má Váš balíček doručit. Titulem pro zpracování osobních údajů je v takovém případě plnění smlouvy. 

Nemáte povinnost nám Vaše údaje za tímto účelem poskytnout. Bez těchto údajů bychom Vám však nemohli prodat naše produkty a následkem by byla nemožnost uzavření kupní smlouvy.

Nejčastěji údaje pro tento účel získáme skrze objednávkový formulář. V tomto formuláři jsou pole rozdělena na dva druhy.

Pokud si nevíte rady s odhlášením marketingových sdělení, ať už je zasíláme na základě jakéhokoliv titulu, kontaktujte nás prosím na namitka@aktin.cz, našim cílem není Vás zbytečně spamovat, pokud o naše sdělení nestojíte.

Pokud Vám odešleme například e mail, evidujeme i některá metadata, např. (i) čas, kdy jste si zprávu otevřeli, (ii) zařízení, na kterém jste si zprávu otevřeli a (iii) další technické parametry o tomto zařízení. Zpravidla se nejedná o osobní údaje, byly‑li by však některé osobní údaje předmětem takového zpracování, činíme tak na základě našeho oprávněného zájmu. Kdykoliv můžete v takovém případě vznést námitku (namitka@aktin.cz).

5. Hodnocení zboží, recenze a obsah na našich stránkách

Poté, co Vám doručíme zboží, Vám může přijít žádost o jejich hodnocení – jak jste byli spokojeni s nákupem u nás a jak jste spokojeni s jednotlivými produkty. K tomuto hodnocení využíváme nezávislé služby Heuréka.cz, která patří společnosti Heureka Shopping s.r.o. a Zboží.cz, které patří společnosti Seznam.cz, a.s. V rámci tohoto hodnocení předáváme data o obsahu Vaší objednávky a Váš e mail, na který Vám přijde výzva k ohodnocení. Žádné další osobní informace nepředáváme a je jen na Vás, zda budete chtít vaši recenzi v této službě vytvořit a zveřejnit. V průběhu objednávkového procesu je možnost odmítnout účast v nezávislém hodnocení – stačí zaškrtnout pole "Nepřeji si obdržet nezávislý dotazník hodnocení nákupu".

Abyste mohli být na našich stránkách aktivní a přidávat, respektive vytvářet jakýkoliv obsah jako recenze, komentáře, diskuzní příspěvky, označovat recenze za přínosné apod. musíte být ve většině případů registrováni a přihlášeni. Pak se tento obsah váže na Váš uživatelský účet, a tedy u těchto příspěvků může být viditelná Vaše profilová fotografie, jméno a příjmení. Díky navázání na uživatelský účet, máte možnost některý obsah upravovat či mazat. Za vkládaný obsah a aktivitu pod svým účtem zodpovídáte pouze Vy, proto nedoporučujeme prostřednictvím obsahu veřejně sdílet jakékoliv své osobní údaje, které nechcete, aby mohly být veřejně dostupné. Například nedoporučujeme upozorňovat v recenzích na své alergie či jinak sdílet informace o svém zdravotní stavu. Za toto jednání neneseme žádnou odpovědnost. Více o zpracování osobních údajů v souvislosti s uživatelským účtem se můžete dozvědět výše (účel č. 2).

6. Tvorba personalizovaného obsahu

7. Plnění zákonných povinností

Některé Vaše osobní údaje zpracováváme i za účelem plnění našich zákonných povinností, zejména účetních a daňových. Zpracování osobních údajů pro tento účel je odůvodněno plněním zákonných povinností. Tyto údaje o Vás musíme zpracovávat.

8. Zlepšování našich stránek

V průběhu Vaší návštěvy našich stránek si shromažďujeme informace, jako například vaši IP adresu, nastavení prohlížeče, které nám pomáhá určit jaký jazyk preferujete, navštívené stránky včetně data a času návštěvy, na jaké odkazy klikáte, díky kterým Vám můžeme upravit obsah, tak aby byl pro Vás zajímavější a nabízeli jsme Vám produkty a obsah, který oceníte.

Stejně tak můžeme měřit počet návštěv, pohyby myší uživatelů a podobné informace. Tyto informace nám pomáhají dělat naše stránky intuitivnější a vedou tak i ke zlepšení našich služeb.

9. Ochrana našich práv, majetku či bezpečí nebo ochrana práv, majetku či bezpečí dalších osob

Poskytnutí osobních údajů pro tento účel není smluvním ani zákonným požadavkem, nemusíte nám tak dávat nové osobní údaje. I tak však budeme za tímto účelem zpracovávat Vaše osobní údaje, které už máme k dispozici. Proti zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu jste oprávněni podat námitky.

Na pobočkách máme rovněž kamerový systém, jehož provozovatelem je společnost Vilgain s.r.o. se sídlem na ulici Smetanova 1022/19, 602 00 Brno, Česko a identifikačním číslem 29269555.

Osobní údaje v podobě kamerového či obdobného záznamu můžeme využít např. k prevenci či odhalování krádeží, zneužití, jakož i k tomu, abychom splnili rozhodnutí soudu či dalších orgánů činných v trestním řízení, orgánů státní správy či za podmínek stanovených platnými právními předpisy. Na možnost snímání kamerovým systémem jste rovněž upozorněni piktogramem na zdi tak, abyste věděli, že vcházíte do prostoru, kde se kamerový systém nachází.

Záznamy ukládáme standardně po dobu 3 dní, poté jsou odstraněny. Pokud se ze záznamu stává důkazní materiál, například pro objasnění nějaké události, záznam bude smazán po skončení řízení, pro které je záznam třeba využít.

Na jakých právních podkladech zpracováváme vaše osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě jednoho z následujících titulů:

Plnění smlouvy

Oprávněný zájem

Souhlas

Plnění právních povinností

Komu vaše osobní údaje předáváme?

V některých případech potřebujeme vaše osobní údaje předat třetím stranám, které však dodržují podmínky s ochranou osobních údajů, které se shodují v hlavních bodech s těmi našimi a nijak Vás neomezují na vašich právech. Jde o tyto případy:

• Doručení zboží – Aby mohl dopravce, kterého si zvolíte doručit vaši zásilku, musí vědět kam a komu. Tedy v zájmu plnění kupní smlouvy, předáváme dopravci vaše jméno a příjmení (případně jméno a příjmení osoby, která bude zásilku přebírat), doručovací údaje, vaše telefonní číslo, na které Vám dopravce zašle informace o doručení, případně zavolá k upřesnění doručení a v případě, že jste si zásilku objednali na dobírku, tak předáváme i celkovou částku, kterou dopravci máte uhradit. Dopravci potřebují tyto údaje pouze k doručení zásilky a nejsou oprávněni tyto údaje nijak jinak využívat, tedy mají povinnost tyto údaje bezprostředně smazat po doručení zásilky.
• Smluvní výdejní místa – Pro naše smluvní výdejní místa (služba Aktin Point), která jsou provozovány třetími osobami platí podobná pravidla jako pro klasické doručování zboží. V zájmu plnění kupní smlouvy, předáváme provozovateli výdejního místa základní osobní údaje (jména, příjmení) a údajů o objednávce (č. objednávky, hodnota objednávky), které provozovatel vidí v námi provozovaném informačním systému. Tyto údaje jsou nutné k realizaci úspěšnému předání zásilky zákazníkovi. Předání probíhá skrze nahlášení tajného hesla pro vyzvednutí zákazníkem obsluze výdejního místa, která heslo zadá do informačního systému a po spárování umožní obsluze vydat zákazníkovi zásilku. Pokud zákazník heslo ztratil, je možné na jeho žádost provést výdej zásilky po ověření totožnosti občanským průkazem, pokud se jméno na občanském průkazu shoduje se jménem u zásilky, může obsluha po opsání čísla občanky do informačního systému zásilku vydat. Obsluha výdejního místa nemá zpětně přístup k těmto údajům a údaje slouží pouze jako doklad o předání zásilky. Pokud zákazník o tuto možnost požádá či nabídku akceptuje, automaticky tím dává souhlas k uložení těchto informací v informačním systému, který provozujeme my.
• Předávání informací dopravcům – Pro předávání informací jednotlivým dopravcům využíváme službu Balíkobot.cz patřící pod společnost Balikobot, s.r.o. Tato služba funguje pouze pro přenos informací mezi námi a Vámi vybraným dopravcem. S přeposílanými informacemi nemá společnost Balikobot, s.r.o. žádné právo nakládat jinak než k předání právě dopravcům.
• Platba kartou – Pro platbu kartou využíváme společnost Global Payments Europe, s.r.o. se sídlem V Olšinách 626/80, Strašnice, 100 00 Praha 10, Česká republika, IČ: 27088936. S vašimi platebními kartami nemanipulujeme ani s těmito údaji nepřicházíme do styku. Při platbě kartou pouze této společnosti poskytneme platební údaje, jako číslo objednávky (případně variabilní symbol), vaše jméno a příjmení, e mail a celkovou částku, kterou chcete zaplatit. My pak po dokončení procesu na straně společnosti Global Payments Europe, s.r.o. dostaneme informaci, zda platba proběhla úspěšně či nikoli.
• Obchodní a transakční sdělení – Většinu našich obchodních a transakčních sdělení rozesíláme skrze služby třetích stran, které jsou vázány svou mlčenlivostí. Zde předáváme dané službě obsah sdělení a kontakt, na který se má sdělení odeslat. Obsah sdělení může obsahovat některé z vašich osobních údajů, avšak daná služba nemá právo s tímto obsahem nakládat žádným způsobem, mimo servisní zásahy. Pro e mailové rozesílky využíváme evropské verze nástrojů od firmy Customer and Message Systems, Inc. Pro SMS servis využíváme nástroje od společnosti SMSbrána s.r.o., vedené pod IČ: 06719350, se sídlem Nové sady 996/25, 602 00 Brno.
• Servis a reklamace – Nezbytné osobní údaje také předáváme našim dodavatelům zboží nebo servisnímu centru při vyžádané reklamaci zboží.
• Zákaznická podpora – Pro zlepšení efektivity zákaznické podpory, využíváme služeb společnosti Daktela s.r.o. se sídlem Vinohradská 2828/151, 130 00 Praha 3 – Žižkov, Česko vedené pod IČ: 27232263.
• Backoffice – Věci, kterým nerozumíme, svěřujeme odborníkům. V nezbytném rozsahu tedy předáváme Vaše osobní údaje ke zpracování účetním, daňovým poradcům, auditorům či poskytovatelům právních služeb. V drtivě většině případů jde pouze o údaje obsažené na účetních a daňových dokladech. Stejně tak abychom Vám mohli nabízet a prodávat naše produkty a poskytovat služby na té nejvyšší úrovni, musíme spolupracovat s celou řadou poskytovatelům informačních a komunikačních služeb.
• Orgány veřejné moci – Orgánům veřejné moci zpřístupňujeme Vaše osobní údaje v případech, kdy jsme k tomu povinni na základě kupní smlouvy (typicky při podání žaloby, návrhu, podnětu apod.) nebo pokud to vyžaduje zákon. Zpřístupňování osobních údajů těmto subjektům neprobíhá pravidelně, ale pouze nahodile.
• Provozovatelé sociálních sítí – Na základě historie Vašich objednávek, zájmů a chování na našich stránkách Vám může být na sociálních sítích zobrazován personalizovaný obsah a nabídky. Toto umožňují především cookies, které jsou používány tzv. widgety, které jsou vloženy na našich stránkách.
• Správa studentských slev – Abychom Vám mohli poskytnout slevu pro studenty nebo abyste mohli využít jiné akci pro studenty, musíme zpracovávat osobní údaje obsažené ve Vašem průkazu ISIC nebo jiném studentském průkazu. Tento krok zajistí, že tyto nabídky budou moci využít pouze oprávnění studenti. Zpracováním Vašich údajů můžeme potvrdit Váš status studenta a odemknout svět zajímavých slev šitých na míru právě Vám. Osobní údaje pro účely validace statusu studentů poskytujeme společnosti GTS ALIVE s.r.o., IČO: 26193272, se sídlem Na Maninách 1092/20, Holešovice, 170 00 Praha 7.

Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Osobní údaje rozdělujeme do dvou skupin, dle kterých se určuje i doba jejich uchování.

• Povinné – To jsou ty údaje, které nám nařizuje zákon, jak dlouho je musíme mít uschované. Tyto údaje nelze vymazat ani na vaši žádost. Jedná se především o údaje vázané s kupní smlouvou (např. u daňových dokladů je tato doba stanovena na nejméně 10 let). V rámci možnosti plnit vaše požadavky a poskytovat vám kvalitní zákaznickou podporu si necháváme i vaše kontaktní údaje do uzavření obchodního vztahu a to do doby vypršení záruky Vámi zakoupeného zboží plus 2 měsíce navíc.
• Nepovinné – To jsou všechny údaje, které nám slouží pro zlepšování služeb, cílení našich sdělení apod. O vymazání těchto údajů máte kdykoliv právo zažádat. Tyto údaje uchováváme také po dobu trvání obchodního vztahu, případně 26 měsíců od poslední vaší aktivity. Po expiraci tyto data automaticky mažeme, včetně vašeho uživatelského účtu.

Nemusíte se bát, že byste o něco přišli a nevěděli o tom. Před každým smazáním účtu Vám pošleme 2 upozornění s možností si účet ponechat a prodloužit jej zase o dalších 26 měsíců. Jde nám primárně o to, abychom neměli zbytečně vaše osobní údaje.

Nehledě na výše uvedené platí, že záznamy z kamerového systému mažeme za 3 dny od jejich pořízení. To neplatí, je‑li nutné je uchovat déle z důvodu výjimečné situace či události, která je na záznamu zachycena, v takovém případě jsou uloženy po dobu nezbytně nutnou k vyřízení takové situace či události. 

Jak zabezpečujeme vaše osobní údaje?

Osobní údaje a nasbíraná data primárně ukládáme na našich serverech, které jsou přiměřeně zabezpečeny. Průběžně toto zabezpečení vylepšujeme a přístup k těmto datům neustále monitorujeme.

Pro komunikaci vašeho prohlížeče s naším serverem používáme šifrovaný (https) přenos, který zajistí, že nikdo tuto komunikaci nemůže odchytávat a vaše data jsou tak v bezpečí.

Hesla k uživatelským účtů ukládáme v šifrované podobě (tzv. hash) a tedy i v případě prolomení přístupu do naší databáze, nebude mít útočník vaše heslo v čitelné podobě.

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme určitá práva na zpracování osobních údajů, tak i vy máte svá práva, která můžete kdykoliv uplatnit.

Právo na přístup k osobním údajům, které o Vás zpracováváme

Máte právo po nás žádat seznam všech osobních údajů, které o Vás zpracováváme. Tento seznam Vám můžeme vygenerovat po řádném ověření vaší totožnosti. Pokud o něj máte zájem, zašlete Váš požadavek na e mailovou adresu namitka@aktin.cz. V případě opakované žádosti jsme oprávněni za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek na základě vzniklých administrativních nákladů.

Právo na opravu osobních údajů

Pokud zjistíte, že evidujeme o Vás osobní údaje, které nejsou správně, máte právo po nás žádat opravu. Budeme za tyto podněty velice rádi a rádi Vám je opravíme v co nejkratším čase. Opět nás stačí kontaktovat na e mail namitka@aktin.cz.

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo požádat o vymazání všech osobních informací, které o Vás zpracováváme, vyjma těch, jejichž uchování nám nařizuje zákon, nebo tyto informace slouží k plnění dosud neuzavřené kupní smlouvy a bez těchto dat bychom nebyli schopni úspěšného uzavření docílit. O výmaz osobních údajů nás prosím kontaktujte na e mail namitka@aktin.cz.

O výmaz osobních údajů můžete žádat v případě, že:

a) Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány;

b) Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně;

c) odvolali jste souhlas, na jehož základě bylo zpracování Vašich osobních údajů prováděno, a nemáme žádné jiné oprávnění (právní důvod) tyto osobní údaje dále zpracovávat;

d) vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů v případě, že jsou Vaše osobní údaje zpracovávány pro účel marketingu (např. zasílání newsletterů);

e) vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu, a pokud nebudeme schopni prokázat, že náš oprávněný zájem převažuje nad Vaším právem na výmaz

f) existuje nějaký zákonný důvod, který vyžaduje výmaz těchto osobních údajů; či

g) zpracováváme osobní údaje dítěte, aniž by byl dán rodičovský souhlas k takovému zpracování.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

V případě, že nemáte zájem o úplný výmaz, ale pouze o dočasné omezení zpracování Vašich osobních údajů, můžete po nás požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů.

Právo na přenositelnost údajů

V případě, že chcete, abychom Vaše osobní údaje předali třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. Avšak v případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nebudeme moci Vaší žádosti vyhovět.

Právo vznášet námitky proti zpracování osobních údajů

Pokud máte pocit, že některé osobní údaje zpracováváme neoprávněně, můžete proti tomuto jednání vznést námitku. Některé údaje zpracováváme v rámci našeho oprávněného zájmu a rádi Vám tyto důvody upřesníme, stačí nám napsat na e mail namitka@aktin.cz a upřesnit jaké nasbírané údaje po nás žádáte obhájit.

Právo podat stížnost na zpracování osobních údajů

Budeme rádi, když budete veškeré námitky či dotazy ohledně ochrany osobních údajů posílat přímo nám, abychom Vám mohli poskytnout okamžitou pomoc či podporu ve vaší věci řešení. Stačí nám napsat na e mail namitka@aktin.cz. Avšak uplatnění postupů výše uvedených nijak neomezuje vaše právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochova 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111. Stížnosti lze podávat prostřednictvím kontaktů uvedených zde.

Právo kdykoliv odvolat souhlas

Pokud je zpracování Vašich údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo kdykoliv tento svůj souhlas odvolat. Pokud jde o zpracování Vašich osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení, můžete svůj souhlas se zpracováním osobních údajů a souhlas se zasíláním obchodních sdělení odvolat jednoduše tak, že na daný email odpovíte „Ne“ či jakkoliv jinak v odpovědi vyjádříte svůj nesouhlas, nebo kliknete na příslušný odkaz, pokud je na konci obchodního sdělení uveden.

Právo na informace o automatizovaném rozhodování, včetně profilování

Nejste předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.

Jsou Vaše osobní údaje předávány mimo EU?

Předáváme‑li Vaše osobní údaje ke zpracování do třetí země (mimo Evropský hospodářský prostor, jehož součástí jsou i státy stojící mimo Evropskou unii - Island, Lichtenštejnsko a Norsko) nebo mezinárodní organizaci, činíme tak pouze za předpokladu, že Evropská komise rozhodla o tom, že tato třetí země nebo mezinárodní organizace zajišťují odpovídající úroveň ochrany, nebo pokud příjemce osobních údajů poskytl vhodné záruky jejich ochrany a v cílové zemi jsou k dispozici vymahatelná práva subjektu údajů a účinná právní ochrana subjektů údajů.

Jaké právní předpisy upravují zpracování údajů a ochranu soukromí?

Zpracování osobních údajů v ČR se řídí zejména následujícími právními předpisy: